הכל על מיקור חוץ – שאלות ותשובות

למה לי בכלל אאוטסורסינג?
בעולם העבודה הדינמי על ארגונים להיות זריזים וגמישים כדי לנצח. על מנת להיות יעילים, אחד מהפתרונות הניהוליים שארגונים בוחרים בהם הוא הוצאת פעילויות למיקור חוץ (אאוטסורסינג), כלומר, העברת פעילות שאינה בליבת העשייה של הארגון לביצוע של מומחים על פי תכולת עבודה ומדדי ביצוע מוסכמים מראש. כך יכול הארגון להתמקד בליבת העשייה שלו, להתייעל ולנוע במהירות ובגמישות.
מומחי הניהול יגידו שהשאלה היא לא האם להוציא פעילויות למיקור חוץ אלא כיצד לעשות זאת, עולם העבודה עובר מ- (C2S (Commodity To Solutions ומי ששואף להיות שחקן מרכזי בתחומו ישתמש בתבונה בפתרונות ניהוליים שמציעה שיטת מיקור החוץ.

כשאתם אומרים מיקור חוץ, למה אתם מתכוונים?
בשוק יש הגדרות רבות למונח. לפעילות מיקור חוץ, כפי שמבצעת אותה חברת MBS ישנם כמה מרכיבים מרכזיים:
1. הפעילות כוללת ניהול של תהליכים ומשימות.
2. קיימת תכולת עבודה (SOW) ברורה ומוסכמת.
3. קיימת רמת שירות ברורה ומוסכמת ומדדים לביצוע (אלה יכולים להיבנות גם תוך כדי הקמת הפעילות).
4. קיימת אחריות תפעולית כוללת ומנוהלת הנמדדת בתפוקות ובתוצאות.

איך אדע אם מיקור חוץ מתאים לארגון שלי?
שני תנאים בסיסיים הכרחיים טרם בחינה של תהליך כזה:
1. הפעילות המנוהלת אינה בליבת העיסוק של הארגון שלך.
2. קיים בשוק ספק שהוא מומחה לביצוע תהליך כזה.

יש לשקול הוצאה למיקור חוץ באם מתקיימים אחד או יותר מהדברים הבאים:
1. הפעילות דורשת התעסקות רבה ותשומות ניהוליות גבוהות.
2. אתם עובדים מול הרבה מדי ספקים.
3. הפעילות, על אף שאינה בליבת העשייה הארגונית, היא מרכזית להצלחה.
4. הפעילות כוללת היבטים אופרטיביים ואדמיניסטרטיביים רבים ואתם מעוניינים להתמקד בקביעת מדיניות והובלת
    תהליכים רחבים.
5. אתם מעוניינים לייעל תהליכים ולבחון כיצד אפשר להוזיל עלויות לטווח ארוך.
6. אתם מעוניינים להעלות את רמת השירות הפנימית והחיצונית.
7. אתם מעוניינים להצליח אף יותר בעזרת סיוע של מומחה.
8. אתם מעוניינים לדעת כמה בדיוק זה יעלה בכל חודש.

אז כמה זה עולה לנו?
כדי שתוכלו להשוות כמה עולה פעילות מיקור חוץ לעומת ביצוע In-house עליכם לקחת בחשבון:
1. עלויות ישירות- אילו הן עלויות "גלויות" של הוצאות שכר ונלוות, תשתית, ציוד וכדומה
2. עלויות עקיפות- עלויות אלה לרוב הן סמויות, ומכבידות מאוד על ההוצאות, רק שקשה לכמת אותן- תשומות ניהול,
    עלויות החלפת עובדים, הכשרות, עקומת למידה, תהליכים לא יעילים ועוד ועוד.
3. עלויות נוספות- כמה עולה הטעות? כמה עולה לכם שלא סיפקתם את השירות בזמן? כמה עולה רמת שירות נמוכה? 
    עלויות אלה לרוב אינן ניתנות לכימות ועם זאת מחירן יקר לאין שיעור.

תהליך דיאגנוסטי ממוקד שיעשה עבורכם ספק מומחה יעזור לכם לכמת את ההוצאות הקיימות לעומת אלה הצפויות, בדרך לקבל את ההחלטה.

על מה אסור לוותר בבחירת ספק מיקור חוץ?
1. לכו למומחים. בחרו ספק שניהול פעילויות מיקור חוץ זו המומחיות המרכזית שלו, שזה ה- Core business שלו.
2. בדקו כי הספק מביא עמו פתרון שמבוסס על שיטה מובנית, Best Practice שנוסה בהצלחה במגוון ארגונים.
3. בתהליך הבדיקה ועם היווצרות מערכת יחסים ראשונית שימו לב- האם הספק מבין את צרכי הארגון שלך? האם הוא
    יודע לעצב עבורך את הפתרון המתאים לצרכי הארגון והמחלקה.
4. אם הארגון שלך הוא בינלאומי- מומלץ לעבוד מול ספק בינלאומי שיכול לתת פתרונות רחבים ומבין את ההתנהלות
    הייחודית של ארגונים כאלה.

מה הסיכונים במיקור חוץ וכיצד ניתן להתגבר עליהם?
בהנחה שבחרתם את הספק הנכון ועשיתם את ההחלטה הנכונה, עיקר הדברים מהם חוששים ארגונים בהוצאת פעילות למיקור חוץ הן:
1. נקודת אל חזור.
2. אבדן שליטה.

איך מתגברים על הסיכונים- ראשית חשוב לסמן בדיוק את נקודות האל חזור, אם יש כאלה ולנתח את המשמעות שלהן. לעיתים בנייה מדורגת של התהליך תמנע נקודות כאלה. שאלו את עצמכם האם הסיכון הזה הוא ממשי או פסיכולוגי? לעיתים נקודת האל חזור קיימת, אך היא טובה יותר בכל מקרה מהמצב ההתחלתי, במילים אחרות- לא תרצו לחזור לנקודת ההתחלה.
החשש מאובדן שליטה לגיטימי ומשמעותי, קבעו עם הספק שיטת עבודה כזו שבה הוא מספק לכם דיווחים יזומים באופן בו אתם שולטים בתהליך בכל נקודת זמן. ספק טוב ידע ליצור עבורכם כלים חדשים אשר לא רק שלא יערערו את שליטתכם בתהליך, אלא יגדילו את השליטה במידע באופן משמעותי לעומת המצב הקודם.

למידע נוסף על שירותי מיקור חוץ