5 טיפים לפרויקטים מוצלחים

5 טיפים לפרויקטים מוצלחים

בדרך כלל, מרבית מן הפרויקטים עוברים את התקציב המוגבל שניתן להם, נמשכים מעבר למועד הרצוי וגדלים מחוץ להיקף המקורי. ניהול פרויקטים לפי שיטות עבודה מומלצות ויעילות מזכיר לנו שאם ניזום בהצלחה, נתכנן, נבצע ונסגור את הפרויקטים שלנו – המדדים שלנו ימחישו תוצאות טובות יותר. עם זאת, יש יותר לניהול הפרויקט מאשר רק מתודולוגיה פשוטה. מה, למשל? המשיכו לקרוא ותגלו.

 

הנה חמישה טיפים פשוטים להשלמת התהליך המאתגר הזה ולשיפור תוצאות הפרויקט:

 

  1. לדעת ולהבין את מטרת הפרויקט שלכם

הטיפ הראשון הזה אולי נשמע פשוט, עם זאת, לעתים קרובות מדי תוכלו לשמוע ממנהלי פרויקטים משיבים לשאלה "למה אתם מתחייבים לפרויקט הזה?" עם תשובה צפויה כמו "כי כך וכך אמרו לי." היכולת להבין מדוע הפרויקט שלכם הוא קריטי למשימה של הארגון שאתם חלק ממנו וכיצד הוא נכנס לתוכנית האסטרטגית הכוללת היא מרכיב מפתח להצלחתו. להיות מסוגלים לחבר בין ההצלחה של הפרויקט שלכם לבין כל המטרות הארגוניות והאסטרטגיות זה נהדר, מפני שמדובר בדרך קלה שיכולה לסייע בהגברת מסירות חברי הצוות, המורל ותחושת החשיבות סביב המטרה והפעילות. כמו כן, לא פחות חשוב להבין מהי מטרת הפרויקט או לשמוע איך היא קשורה לתוכנית האסטרטגית. זה מראה על מעורבות בפרויקט ברמה של מנהלים. יתר על כן, אם צוות הפרויקט מקבל תמיכה עקבית ברמה גבוהה, יש לו את כל המשאבים הדרושים לו כדי להשלים את הפרויקט, ובכך להצליח לממש את היוזמה בהצלחה.

 

  1. לשמור על הבנה ברורה של המציאות

פעמים רבות, ארגונים לוקחים על עצמם פרויקטים גדולים שגורמים לכל בעלי העניין להיות נרגשים וחרדים. לדוגמה, בניית מגרש בייסבול חדש או פתיחת משרד בינלאומי בלונדון. במצבים כאלה, קל מאוד להניח לכל ההתרגשות והרגשות לערפל את שיקול הדעת, ולכן קשה לקבל ציפיות ברורות ומציאותיות לגבי התקציב, לוח הזמנים או היקף העבודה.

 

  1. לוודא שהתפקידים ותחומי האחריות השונים מוגדרים בבירור

קבוצת כדורגל נעשית מוצלחת רק כאשר כל חבר בה מצליח לעמוד באחריות ובאסטרטגיות שלו, כך הדבר נכון גם לגבי ניהול פרויקטים. כל בעל עניין משחק תפקיד מסוים ותפקיד מפתח בניהול הכולל של הפרויקט. הגדרת התפקיד והאחריות של כל חבר היא אחד הצעדים הראשונים להצלחה.

 

סיפקתי תרשים של תפקידים בסיסיים ואחריות של בעלי העניין בפרויקט להלן:

 

בעל עניין תחום אחריות
מנהל פרויקט מנהל פרויקטים, יוצר תוכניות פרויקטים, יוצר תוכניות ניהול שונות הקשורות לפרויקט, מודד את ביצועי הפרויקט, מבצע פעולה מתקנת, שולט בתוצאות הפרויקט, מנהל את צוות הפרויקט ומדווח על מצב הפרויקט
נותן חסות לפרויקט יוזם ומפקח על הפרויקט. משמש כיועץ למנהל הפרויקט
מנהלים פונקציונליים אחראיים על השלמת פעילות הפרויקט והפקת תוצרים
לקוח מספק דרישות לפרויקט. מאשר את תוצרי הפרויקט ומאמת שהם עומדים בדרישות
צוות הפרויקט אחראי להשלמת פעילות הפרויקט
ספקים מספקים מוצרים או שירותים כדי לסייע לצוות הפרויקט בהשלמתו

 

  1. לנצל את מבנה התפלגות העבודה

מבנה התפלגות העבודה מייצג את ההשקפה ההיררכית של הפרויקט, המפרט את התוצרים העיקריים שיושלמו בפורמט כרונולוגי וקל לתצוגה. [רמז: ייצרו מבנה משלכם וכתבו הערות על תרשים או לוח לבן שאפשר להזיז בקלות וליצור את הזרימה המושלמת עבור הפרויקט שלך. עם זאת, רוב צוותי הפרויקטים לא מקבלים ערך מוחלט מתוך מבנה ההתפלגות שלהם. לא רק שזה משמש להשלמת האומדנים של לוח הזמנים של הפרויקט ומשכו, אלא שמדובר בכלי נהדר שנועד לסייע בהערכת עלות הפרויקט ותהליך קבלת התקציב. מאחר שהפרויקט מתחלק לחלקים קטנים יותר, הוא מדויק יותר וקל יותר לתקצוב, ולאחר מכן מוסיפים את ההערכות עבור הצעה מדויקת יותר של תקציב הפרויקט.

 

  1. ניהול הפרויקט אינו "מטף כיבוי אש"

מתוך חמשת הטיפים שמאמר זה תיאר, הטיפ הזה הוא ללא ספק הקשה ביותר עבור ארגונים למימוש בפועל. ניהול הפרויקט אינו עובד כמו מטף כיבוי אש בזמן שהפרויקט שוקע מהר יותר מאשר הטיטניק. זו לא תרופת פלא שמטרתה להילחם בתכנון פגום שהגיע לידי ביצוע. במקום זאת, ניהול פרויקטים הוא מתודולוגיה קונקרטית שיש להשתמש בה בארגון רחב. חוסר שימוש בניהול מיטבי בכל הפרויקטים הארגוניים, ללא קשר לגודל ולכסף, יביא לביצועים ירודים בלבד. לבסוף, ניהול הפרויקט יהיה טוב רק אם האנשים יבצעו אותו בצורה טובה, והאנשים שיבצעו אותו הם אנשים ששומעים ולומדים על התחום. חשוב להפגין את הערך של ניהול פרויקטים וניהול ברמה הבכירה ביותר כדי לחיבור למתודולוגיה – זו הדרך היחידה להבטיח תוצאות משופרות וברות קיימא.

 

סגירת תפריט